I maggiori rischi che minacciano il tuo progetto intranet (e come mitigarli)

Il rischio è un dato di fatto di qualsiasi progetto.

Anche le implementazioni software meglio pianificate ed eseguite non sono immuni al rischio: non importa quanto diligenti siamo, ci saranno fattori esterni che minacciano il successo o addirittura il lancio dei nostri progetti. Incertezza, paura, sfide e imprevisti sono parte integrante del processo perché alla fine nessuno può prevedere il futuro, nemmeno i project manager.

Lo sviluppo e l’implementazione del software, in particolare, spesso richiedono tecnologie complesse e competenze o conoscenze specialistiche per ottenere il giusto risultato, creando ulteriori fattori di rischio. Anche se stai optando per una soluzione pronta all’uso che richiede, almeno sulla carta, un input minimo o una configurazione dalla tua attività, la gestione dei rischi dovrebbe comunque costituire una parte centrale del piano di progetto.

La mancata preparazione, come si dice, si sta preparando a fallire. Proteggi il tuo progetto software intranet comprendendo, anticipando e preparando in anticipo possibili rischi e contribuendo a prevenire il verificarsi di disastri paralizzanti.

Se hai intrapreso qualsiasi tipo di progetto prima – software o altro – le probabilità sono, hai incontrato il rischio prima. Tuttavia, vale la pena fare un passo indietro e ricordare a noi stessi ciò che effettivamente rientra nella definizione di “rischio di progetto”.

I fattori di rischio sono possibili eventi o condizioni che, qualora si verificassero, potrebbero causare un impatto diretto su almeno un obiettivo del progetto o una deviazione da quanto previsto.

I rischi sono anche chiamati “minacce”, poiché minacciano il successo di un’azienda – e in circostanze estreme, persino la sua sopravvivenza.

Il 17 percento dei progetti IT va così male che minacciano l’esistenza dell’azienda. (Fonte: McKinsey & Company in collaborazione con l’Università di Oxford .)

Mentre un progetto intranet potrebbe non rappresentare un pericolo per la tua azienda, il loro valore e la loro posizione come strumento a livello aziendale possono esporre vulnerabilità. In poche parole, se qualcosa non va nel tuo progetto intranet, c’è un potenziale effetto domino in tutta la tua organizzazione.

Quando si consegna un progetto intranet, esistono comunemente due tipi distinti di rischio:

  • Rischio di attuazione : il rischio che un investimento proposto possa discostarsi dai requisiti originali o previsti, con conseguenti costi più elevati del previsto
  • Rischio di esito : si riferisce al rischio che l’investimento non possa soddisfare le esigenze aziendali o tecnologiche dell’organizzazione, con conseguenti benefici complessivi complessivi inferiori

I fattori di rischio differiranno da un’azienda all’altra, tenendo conto delle dimensioni, del settore, della struttura e delle priorità dell’azienda. Ciò che può essere considerato un’enorme minaccia per un’azienda può essere solo un inconveniente per un’altra, quindi vale la pena dedicare del tempo a valutare la tua posizione unica e qualsiasi potenziale sfida al tuo progetto intranet.

L’elenco che segue, quindi, non è esaustivo: ma con la nostra esperienza pluriennale a supporto e consegna di progetti intranet in una vasta gamma di organizzazioni, siamo stati in grado di individuare i “singhiozzi” più comuni che tendono a sorgere e come per mitigarli.

Secondo una ricerca collettiva tra McKinsey & Company e l’Università di Oxford, i grandi progetti IT hanno in media il 45 percento in più rispetto al budget e il 7 percento nel tempo, offrendo al contempo il 56% di valore in meno del previsto. I progetti software in particolare comportano un alto rischio di costi e pianificano sovraccarichi.

Un progetto intranet rappresenta un investimento significativo, non solo in termini di costi finanziari, ma anche in termini di risorse necessarie: persone, tempo, processi modificati o priorità aziendali. Ognuno di questi rappresenta una potenziale minaccia o vulnerabilità per il tuo progetto.

Il modo più semplice per mitigare questi rischi, o almeno minimizzarli, è con un piano di progetto completo e chiaro. Devi definire lo scopo del tuo progetto e capire quanto tempo – e quante persone – ci vorrà per costruire la tua intranet. È essenziale definire chiaramente le aspettative e i requisiti delle risorse, garantendo nel contempo che le parti coinvolte nel piano siano pienamente informate su risultati e tempistiche. I brief per le attività di progettazione o progetto dovrebbero essere chiari e documentati e concordati da tutte le principali parti interessate del progetto per evitare obiezioni o cambiamenti che sorgeranno in seguito nel progetto. Il tema e il marchio della tua intranet, e il design delle home page, sono particolari aree di potenziale rischio per un progetto intranet – in cui l’input di più parti interessate può tradursi in disaccordo o idee contrastanti. Ottieni questi concordati chiaramente all’inizio.

Prenditi il ​​tempo necessario anche per determinare e definire il processo di approvazione o di decisione. Chi ha l’ultima parola o firma sulle decisioni chiave? Chi dovrebbe essere consultato? Ci sono passaggi o burocrazie che possono essere ridotti o rimossi, per facilitare la consegna ed evitare ritardi?

Il supporto di un project manager intranet specializzato che può collaborare con l’azienda per gestire elementi del progetto può aiutare a ridurre il rischio fornendo un touchpoint dedicato e il proprietario del progetto, che si concentrerà sulla consegna.

Tre quarti dei progetti falliscono perché non viene coinvolto il senior management (Fonte: Capterra ) .

Anche se sei tu il responsabile della proprietà e dell’implementazione del tuo progetto intranet, coinvolgere quelli al tavolo d’appoggio contribuirà a implementare i cambiamenti culturali necessari, a salvaguardare da un basso rischio di adozione e proteggere quei campioni importanti che possono motivare, emozionare e coinvolgere i tuoi utenti.

Ottenere il buy-in degli stakeholder può essere una sfida, soprattutto se non si ha accesso ai principali influenzatori della propria attività. Tuttavia, alcuni semplici passaggi ti aiuteranno a ottenere gli sponsor necessari di cui hai bisogno.

  • Prenditi il ​​tempo necessario per mappare i tuoi stakeholder – chiunque abbia un ‘interesse’ nel tuo progetto Intranet, da quelli con controllo del budget fino agli utenti finali. Considera il loro livello di interesse per il progetto e il loro potere di influenzarlo, per aiutarti a capire dove focalizzare la tua attenzione.
  • Identifica i loro punti di vista o obiettivi e come il tuo progetto Intranet li supporterà. Personalizzando il valore e il ritorno di una rete intranet alle loro priorità specifiche, avrai maggiori probabilità di garantire il supporto per il tuo progetto e i vantaggi che ne derivano.

(La definizione delle diverse priorità per determinati dipartimenti e parti interessate ti aiuterà a personalizzare i tuoi messaggi quando richiedi sponsor).

  • Tieni aperte le linee di comunicazione durante tutto il progetto, anche (o soprattutto!) Quando le cose vanno male. Non seppellire la testa nella sabbia o non riuscire a segnalare i problemi per paura di compromettere la relazione. Trasparenza e aggiornamenti regolari sono fondamentali.

Cerchi un supporto maggiore per garantire il buy-in degli stakeholder per il tuo progetto intranet? Il nostro eBook GRATUITO, “Come far sì che il capo dica SÌ: un piano in 8 fasi per garantire il buy-in degli stakeholder per il tuo progetto” offre suggerimenti pratici e supporto per ottenere il tuo progetto approvato e decollato.

Un tipico progetto intranet richiederà input da più individui o dipartimenti, sia durante l’implementazione che dopo che la tua intranet diventa attiva. Le risorse possono provenire dall’interno dell’organizzazione o esternamente.

Se la tua risorsa è interna, affronti la sfida dei dipendenti che si destreggiano nelle responsabilità del loro progetto insieme ai loro ruoli quotidiani. Possono avere priorità contrastanti o essere richiamati a progetti alternativi all’interno dell’organizzazione.

Garantire che i ruoli e le responsabilità del team intranet siano concordati, documentati e chiariti in anticipo: le persone dovrebbero sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro, sia durante il progetto che a lungo termine. Se i ruoli o le responsabilità cambiano, la consegna deve essere documentata e concordata da tutte le principali parti interessate.

Se esiste il rischio che non sia possibile ottenere le risorse necessarie per la consegna del progetto alle scadenze concordate, definire piani di emergenza per un budget aggiuntivo per il supporto esterno. Scopriamo che la fase di creazione può spesso richiedere ulteriori coppie di mani e, senza una pianificazione efficace, molti progetti sottovalutano il tempo impiegato dalla migrazione dei contenuti.

Vuoi ottenere una stima realistica di quanto tempo ci vorrà per costruire la tua intranet? Il nostro calcolatore gratuito per la creazione di contenuti esamina le 3 fasi principali della migrazione dei contenuti e fornisce una stima realistica sia del tempo che delle risorse necessarie per il completamento.

I requisiti sono anche una bandiera rossa per il rischio del progetto. Se i requisiti cambiano durante il progetto, può portare rapidamente a ritardi prolungati e costi crescenti. Assicurati di aver identificato opportunità nella tua azienda, le tue esigenze uniche e creato obiettivi chiari che possono essere utilizzati per definire le tue esigenze in anticipo. Il nostro Business Case Toolkit gratuito è progettato per supportarti in questo processo.

La tecnologia è ora al centro della maggior parte delle organizzazioni. Utilizziamo un elenco crescente di diversi strumenti e tecnologie per svolgere il lavoro, gestire i dipendenti, comunicare con clienti e fornitori, sviluppare i nostri prodotti o servizi e molto altro.

Un progetto intranet comporta l’aggiunta alla crescente complessità dello stack tecnologico dell’organizzazione. Ciò presenta il rischio di sistemi in competizione con informazioni duplicate, un’interruzione dei processi di sistema o il verificarsi di silos di conoscenze e informazioni che potrebbero compromettere il successo del progetto. Se sei una grande organizzazione con un alto numero di dipendenti, devi anche affrontare l’onere del provisioning e del deprovisioning degli utenti.

Inoltre, fai una svolta sbagliata con l’applicazione della tua piattaforma intranet o si trova nell’architettura del tuo sistema e affronti una serie di potenziali problemi che potrebbero avere un impatto sui tuoi sistemi IT. Se, come molti dei nostri clienti, il tuo progetto è sostenuto da Comunicazioni, Risorse umane o Marketing, queste considerazioni potrebbero non essere familiari.

Ridurre questo rischio portando a bordo supporto IT o specialistico nelle prime fasi del processo. Un partner intranet che offre consulenza tecnica e supporto da parte di architetti e ingegneri di sistema qualificati può ridurre ulteriormente il rischio, garantendo che la tua intranet sia progettata per integrare il tuo ambiente di lavoro digitale, non per interromperlo.

Considerare la funzionalità di integrazione come parte delle specifiche della Intranet o dell’elenco dei requisiti; Interact, ad esempio, si integra con un numero di directory come Active Directory, Directory di Azure o usando l’API di sincronizzazione del profilo di Interact, consentendo la sincronizzazione automatica e senza soluzione di continuità degli utenti da diverse fonti. Tuttavia, raccomandiamo anche una revisione dello stato il più presto possibile nel progetto, per eseguire una ‘pulizia di primavera’ prima che abbia luogo la sincronizzazione ed evitare che vengano spostati account utente ridondanti, incompleti o inesistenti.

Inoltre, l’integrazione con i provider di cloud storage, Office 365 o piattaforme di terze parti consente ai sistemi e alle applicazioni di lavorare insieme, semplificando il posto di lavoro digitale ed evitando i silos di informazioni.

In seguito alla considerazione di dove la tua intranet si inserirà nello stack tecnologico della tua organizzazione, ci sono rischi specifici relativi al tuo software intranet stesso.

Tutti abbiamo sperimentato la frustrazione di siti Web e software mal progettati o eseguiti che forse non si caricheranno, mostreranno errori coerenti, scenderanno quando ne avremo più bisogno o saranno semplicemente difficili da usare. Problemi come tempi di inattività del sistema critici, scarsa esperienza utente e problemi di prestazioni rappresentano una minaccia significativa per l’adozione e il successo della rete Intranet.

Con il ritmo dell’innovazione e dello sviluppo nel mercato tecnologico, gli strumenti e le applicazioni devono evolversi in modo coerente e proattivo. Se la tua piattaforma intranet rimane statica in termini di caratteristiche e funzionalità o non si adatta alle tendenze che si verificano altrove nel mercato del software aziendale, diventerà rapidamente ridondante.

Inoltre, la sicurezza dei dati o il rischio per i sistemi interni e le informazioni sono in cima al rischio di problemi di gestione con qualsiasi sistema basato su cloud. Se operi in un ambiente fortemente conforme, la minaccia alle tue informazioni potrebbe essere vista come un grave ostacolo per ottenere la firma del tuo progetto, o porre limiti significativi alla funzionalità o alle caratteristiche che puoi adottare durante l’implementazione.

La chiave per affrontare questi rischi sta nella scelta del partner software intranet giusto. Come parte del processo di gara, raccomandiamo di adottare un sistema che soddisfi almeno gli standard ISO 27001. Si consiglia inoltre di chiedere ai fornitori la loro documentazione su:

  • Test di penetrazione
  • Scansione delle vulnerabilità e rilevamento delle intrusioni
  • Crittografia dei dati
  • Porto sicuro
  • Gestione dispositivi mobili (MDM)

Se questi non rientrano nella tua zona di comfort, assicurati di richiedere il supporto dell’IT o di qualcuno con le conoscenze impostate per controllare le tue opzioni e assicurarti che la soluzione scelta soddisfi tutti i requisiti interni.

Guarda anche la stabilità, la reputazione e l’esperienza del partner intranet prescelto. Possono dimostrare crescita e stabilità finanziaria? Hanno esperienza di collaborazione con clienti in un settore simile, dimensioni o requisiti simili? Con quale frequenza rilasciano aggiornamenti al loro prodotto? Possono offrire supporto o un service desk, in caso di problemi o dubbi?

La selezione di un partner che è nuovo sul mercato, non dimostra innovazione o adattabilità, o manca di servizi professionali di supporto per il backup del proprio prodotto, tutto rappresenta un rischio, sia durante l’implementazione del progetto Intranet, sia a lungo termine.

Le organizzazioni hanno ENORMI risorse di conoscenza. Un’intranet deve essere strutturata e progettata in modo logico, intuitivo e semplice, garantendo che i dipendenti siano sicuri nel trovare ciò che stanno cercando.

Una cattiva gestione dei contenuti su una rete Intranet si tradurrà in una discarica per informazioni. Senza controlli in atto, il contenuto diventa ridondante, obsoleto e comporta il rischio di duplicazione degli sforzi, spreco di tempo speso nella ricerca o persino non conformità quando gli utenti accedono o agiscono su informazioni errate o vecchie. Se i tuoi dipendenti non possono dipendere dal fatto che le informazioni o i contenuti a cui accedono siano corretti, l’utilizzo diminuirà. La tua intranet diventa un cimitero di informazioni.

“I dipendenti trascorrono 1,8 ore al giorno – 9,3 ore alla settimana, in media – per cercare e raccogliere informazioni.” (Fonte: McKinsey )

Questo rischio è particolarmente prevalente nei progetti in cui le organizzazioni desiderano semplicemente migrare tutte le informazioni esistenti su una nuova piattaforma: “trascinare e rilasciare” dal vecchio al nuovo. Questo approccio può ridurre i tempi di avvio del progetto, ma rappresenta anche uno dei maggiori rischi di fallimento del progetto.

Rendi l’architettura e la governance delle informazioni una parte centrale del tuo processo di pianificazione o collabora con un fornitore di intranet che può fornire supporto specialistico e servizi professionali per guidarti in questo processo. La creazione di personaggi dai tipi di utenti e la comprensione delle attività comuni o dei percorsi degli utenti ti aiuteranno a mappare i requisiti dei contenuti e la struttura corretta. Eseguire un controllo dei contenuti esistenti e identificare eventuali lacune informative, attenendosi a questi tre principi chiave:

Assegnare la proprietà dei contenuti, con governance sulla frequenza con cui i contenuti devono essere rivisti e aggiornati, insieme a qualsiasi processo per i requisiti di approvazione e controllo della versione. Da questo, dovresti essere in grado di creare la gerarchia del tuo sito e determinare dove dovrebbero andare i contenuti, come raggrupparli, chi li possiede e come dargli un contesto che i tuoi utenti capiranno – riducendo in definitiva il rischio di ridondanza.

In definitiva, la misura del successo per qualsiasi nuovo strumento o pezzo di software è quanto effettivamente lo utilizzano i tuoi dipendenti.

La resistenza al cambiamento e i bassi tassi di adozione sono rischi comuni per qualsiasi nuova tecnologia. All’interno di una determinata organizzazione, dovrai affrontare la sfida degli utenti con diversi livelli di capacità o abilità tecnica e una vasta gamma di esigenze o priorità. Non riuscire a soddisfare le loro aspettative, coinvolgerli nel progetto o fornire valore ai ruoli costituisce una minaccia per il successo generale.

Il basso coinvolgimento può essere minimizzato affrontando molti dei rischi che abbiamo già evidenziato: coinvolgendo le parti interessate, tenendo conto dell’esperienza degli utenti e creando un solido piano di contenuti. Tuttavia, uno dei passaggi più semplici per definire il successo è quello di definire chiaramente in primo luogo ciò che si desidera raggiungere: stabilire obiettivi e benchmarking dove ci si trova ora, al fine di valutare l’impatto che la rete Intranet ha avuto sulla propria attività.

Pensa anche a come lancerai la tua intranet: eventi di lancio creativi e coinvolgenti faranno eccitare e motivare i tuoi utenti con la loro nuova tecnologia. Questo fantastico blog di David Newell della città di Canterbury Councile spiega come hanno usato una varietà di strumenti tra cui una competizione di denominazione, un marchio visivamente accattivante, un ‘indovina chi?’ concorrenza e materiali di marca per gridare sulla loro nuova intranet, iCan.

Investire nella formazione per utenti, autori di contenuti e amministratori. Prendi in considerazione un lancio scaglionato di caratteristiche e funzionalità, a seconda della tua cultura e delle tue esigenze, per dare ai tuoi dipendenti il ​​tempo di apprendere le nuove tecnologie e sentirsi a proprio agio. Richiedere il supporto di agenti e sostenitori del cambiamento, idealmente provenienti da diversi dipartimenti o aree della tua attività, che possono dare l’esempio e supportare gli utenti nel cammino verso l’adozione.

Infine, dedica tempo alla progettazione della tua home page Intranet e mantieni dinamica la tua Intranet. L’utilizzo tende a ridursi quando non c’è qualcosa di nuovo per gli utenti quando effettuano l’accesso.

La gestione del rischio può essere un atto di bilanciamento. Mentre il processo di identificazione e attuazione di misure pratiche per mitigare il rischio è raccomandato per la realizzazione regolare di un progetto Intranet, operare sotto il “fattore paura” ed essere eccessivamente avversi al rischio può essere controintuitivo.

La procedura di gestione dei rischi dovrebbe essere efficace e aggiungere valore al progetto. Chi non lo è, rallenterà effettivamente il progetto, aumentando ironicamente il rischio di sovraccarico del progetto, aumentando i costi, le sfide delle risorse e altro ancora.

Questo post è originariamente apparso sul blog di Interact .