Suggerimenti per la gestione elettronica dei file per la crescita organizzativa

Suggerimenti per la gestione elettronica dei file per la crescita organizzativa

Come qualsiasi altro uso della tecnologia in un’azienda, una comprensione comune del DMS e i suggerimenti per la gestione dei file elettronici che la circondano devono essere incorporati da tutti i dipendenti se il sistema di gestione dei documenti (DMS) deve funzionare come previsto.

Ciò non richiede la creazione di un piano chiaro e il rispetto di esso, ma piuttosto un piano chiaro che rimane efficace di fronte a cambiamenti sia imprevisti che previsti. Sebbene i fornitori di DMS saranno in grado di guidare la gestione attraverso le fasi di implementazione, nessun gruppo di persone conosce la sua organizzazione meglio delle persone al suo interno.

Pertanto, dopo che la leadership e i dipendenti hanno completato l’implementazione del DMS, dovranno elaborare una strategia che si adatti meglio alle considerazioni comportamentali dei dipendenti, insieme ai potenziali cambiamenti che l’organizzazione potrebbe dover affrontare. Questo è il primo e più importante di tutti i suggerimenti per la gestione elettronica dei file.

Preparare le modifiche alla gestione dei documenti

I componenti software di DMS, comprese le sue integrazioni con altri software, serviranno come raccolta di processi e strumenti comuni necessari per gestire il cambiamento, che è cruciale nella distribuzione della gestione del cambiamento.

Fattori esterni all’organizzazione guideranno anche la necessità di un cambiamento al suo interno: fattori competitivi che influenzano la geografia e l’industria possono stimolare le organizzazioni a cambiare, ma questi cambiamenti non richiederanno importanti revisioni all’interno del DMS, in quanto concorrenti dell’organizzazione e settore in cui l’organizzazione e i suoi concorrenti risiedono nel loro insieme non possono soppiantare la gestione dei documenti come una strategia praticabile per il miglioramento dei processi – almeno non entro i prossimi 20 anni.

Ciò significa che tutti i suggerimenti per la gestione elettronica dei file utilizzati tramite la soluzione di gestione dei documenti saranno utili per un lungo periodo di tempo.

Suggerimenti per la gestione dei file elettronici adiacenti e psicologia IO

La competenza per il cambiamento a tutti i livelli dell’organizzazione richiede la competenza di leadership di supervisori, amministratori e dirigenti, che la psicologia dell’io, una disciplina psicologica relativa al comportamento organizzativo, può garantire.

Pertanto, è necessario interiorizzare il ruolo di emissario del cambiamento attraverso la competenza di leadership di tutto il personale direttivo e dei dirigenti che lavorano all’interno dell’organizzazione. Dal momento che questa comprensione viene dall’alto verso il basso, è fondamentale che la leadership discuta, comprenda e raggiunga un accordo su come utilizzare DMS per tenere pienamente conto del comportamento umano nella valorizzazione dei suggerimenti per la gestione elettronica dei file.

Comprendere il valore della gestione dei documenti in un ambiente di lavoro “restringente”

Gran parte del cambiamento accomodante per il miglioramento di un’organizzazione comporterà la mobilità del posto di lavoro – uno dei motivi per cui la gestione elettronica dei file è diventata così popolare sotto forma di gestione mobile dei documenti.

Man mano che la tecnologia cloud diventa più popolare, la capacità di lavorare fuori dall’ufficio può sollevare dubbi sul fatto che gli uffici fisici valgano sempre il costo del leasing dello spazio, figuriamoci giustificabili, se non dal punto di vista del team building che certamente di un budget.

Ciò diventa particolarmente vero in quanto la funzionalità collaborativa dei DMS, in particolare su piattaforme mobili, facilita la collaborazione che molti sostengono essere l’unica giustificazione per avere uno spazio ufficio fisico.

Inoltre, la responsabilità dei DMS facilita i dipendenti attraverso la capacità dei loro manager di tracciare il lavoro attraverso le funzionalità DMS, può senza dubbio mantenere i dipendenti concentrati anche se non monitorati all’interno delle mura della loro organizzazione.

Combina questo con la consumerizzazione dell’IT e può essere fatto un caso discutibile per risparmiare ancora più denaro tramite DMS liberando le organizzazioni dalle pareti dei loro uffici. Se ciò dovesse accadere in grandi quantità, potrebbe avere effetti positivi sull’economia nel suo insieme.

Ad esempio, professioni meno suscettibili al congedo di maternità, come la legge e la medicina, possono trattenere meglio le donne in queste circostanze, consentendo loro di lavorare da casa; la telemedicina può essere considerata come un precedente, poiché ha consentito la flessibilità nel campo medico.

Gestione del fenomeno BYOD (Bring Your Own Device) tramite DMS

Molti prodotti Apple sotto forma di tablet, iPhone e MacBook vengono messi al lavoro più spesso che mai, in gran parte a causa dei datori di lavoro (in particolare startup con pochi soldi da investire in computer interni) che chiedono ai dipendenti di farlo.

Inoltre, i dipendenti si sono così familiarizzati con la miriade di prodotti Apple che è più comodo e veloce lavorare con questi dispositivi.

Tuttavia, non saranno solo i progettisti e gli artisti grafici che desiderano lavorare su questi dispositivi nel prossimo futuro, e i migliori fornitori di DMS lo stanno prendendo in considerazione, evidenziando come DMS può essere utilizzato per mitigare i problemi di sicurezza comunemente associati al BYOD ( Portare il proprio dispositivo) fenomeno.

Ad esempio, quando un dipendente porta il proprio dispositivo, avrà il diritto legale di portarlo a casa anche con sé tutte le sere, e probabilmente lo farà. Manager e dirigenti possono garantire che queste informazioni vengano archiviate in modo sicuro attraverso il backup dei dati di DMS e le autorizzazioni utente basate sul ruolo. Questo è il motivo per cui lo sviluppo di suggerimenti per la gestione elettronica dei file per la gestione dei documenti cloud è in primo piano nell’interesse degli analisti.

Tecnologia di compressione dei dati e gestione dei documenti cloud

La scelta di un fornitore DMS con un tasso di successo di contabilità per i nuovi sviluppi e innovazione è cruciale, in particolare per quanto riguarda la tecnologia di compressione dei dati.

Al fine di tenere il passo con il tasso di crescita nell’adozione della tecnologia basata su cloud, i potenziali utenti DMS devono selezionare i fornitori DMS con un piano per soddisfare l’esigenza crescente della tecnologia di compressione dei dati, o lo spazio di archiviazione finirà per costare di più per gli utenti DMS.

Ciò è particolarmente importante per gli utenti DMS e i distributori che stanno penetrando nei mercati internazionali in Europa, Sud America e paesi asiatici.

Il volume di informazioni che le organizzazioni creano è in gran parte responsabile di questo fenomeno ed è una variabile importante per il futuro delle informazioni poiché, entro il prossimo decennio, il semplice volume di informazioni sembrerebbe altrimenti insormontabile, soprattutto perché l’archiviazione digitale consente di archiviare il contenuto , sparsi e duplicati in così tanti repository all’interno delle organizzazioni.

L’IDC riferisce che i lavoratori trovano le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro solo il 56% delle volte, anche se queste informazioni sono archiviate in modo digitale ma senza DMS o soluzioni simili, suggerendo che un numero maggiore di lavoratori fornisce consigli sulla gestione dei file elettronici dai propri fornitori di software.

DMS connetterà mentre l’Europa abbraccia i big data

L’Europa, per timore di violazioni dei dati, fino a poco tempo fa aveva ridotto l’enfasi sulla cura, lo sviluppo e l’archiviazione dei big data.

La crescente dipendenza dai big data in Europa significa sia un progresso nell’economia europea sia un’iniziativa per gestire grandi set di dati con facilità, efficienza e raffinatezza. DMS è all’avanguardia nella fascia tecnologica aziendale per colmare il divario dei big data tra Nord America ed Europa.

Inoltre, le leggi europee sulla governance dei dati e delle informazioni si stanno sviluppando per adattarsi al ponte internazionale di tecnologia, impresa e globalizzazione – e continueranno a farlo per tutto il 2016.